Hårda studsar (hard bounces) är ett av de tydligaste tecknen på att din CRM-databas håller på att bli drabbad av felaktiga eller föråldrade e-postadresser. De påverkar både ditt rykte/anseende som avsändare, ditt leveransresultat och din möjlighet att driva effektiva kampanjer.
I den här guiden går vi igenom:
👉 Varför hårda studsar uppstår.
👉 Vilka typer av studsar som finns.
👉 Hur hårda studsar påverkar din marknadsföring.
👉 Hur du bör hantera dem i HubSpot på ett strukturerat sätt.
👉 Hur du bygger ett workflow som automatiskt fångar, följer upp och kvalitetssäkrar dina kontakter.
Syftet är att ge en hållbar och strukturerad metod för att säkerställa att hårda studsar inte underminerar leveransbarhet, försäljningsarbete eller datakvalitet.
En hård studs betyder helt enkelt att det inte går att leverera e-post till adressen. Det är inte en tillfällig störning, utan ett tydligt tecken på att något är fel:
Personen har slutat på företaget
Domänen är nedlagd
Adressen är felstavad
Företaget blockerar e-post från okända avsändare
Mailservern klassar er (avsändare) som risk
HubSpot stoppar automatiskt alla framtida utskick till en hårt studsad adress, men problemet är större än så:
avsändarens rykte (risk att ALLA mail hamnar i skräppost)
Segmentering (fel personer ligger kvar i fel faser)
Lead scoring
Livscykelfaser (t.ex. MQL som inte kan kontaktas längre)
Kvaliteten i säljarnas prospektering
Datahygienen i hela CRM:et
Därför måste hårda studsar hanteras, inte ignoreras.
HubSpot skiljer på två typer:
Exempel:
“User does not exist”
“Domain not found”
“Mailbox disabled”
Måste hanteras direkt.
Exempel:
Full inbox
Timeout
Server overload
Soft bounce kan återhämta sig. Hårda studsar gör det inte.
✔ HubSpot stoppar utskick, men fixar inte orsaken
HubSpot hindrar att du skickar fler mail, men problemet finns kvar i din kontaktdata.
✔ Säljteamet kan försöka kontakta döda adresser
…och tror att leadet är “kallt”, fast personen egentligen har bytt jobb.
✔ Livscykelfaser blir fel
En kontakt som är SQL eller Kund men har studsat måste behandlas, den ska kanske flyttas bak eller markeras som “Slutat”.
✔ Det förstör rapporter
Exempel:
✔ Det påverkar helheten i din “data governance”
Hårda studsar är en viktig signal om att datan behöver granskas, rensas eller kompletteras.
Om ett lead studsar
Marknad behöver undersöka om kontakten slutat, mailadressen är fel eller ogiltlig. Exkludera kontakten från maillistor och ändra status till icke-marknadsföringskontakt till problemet är löst.
Om MQL eller SQL studsar. Sälj måste följa upp direkt, ofta betyder det att personen slutat.
Om en Kund eller Evangelist studsar. Kundteamet behöver uppdatera kontaktpersoner hos kunden.
Om en Evangelist studsar. Identifiera ny kontaktperson i företaget innan du tappar advocacy-möjligheten.
Om personen slutat sätt livscykelfas till Annat och Relationsstatus till Slutat. Läs även vår guide om livscykelfaser för mer information om hur du bör sätta upp och hantera olika faser.
Här är den metod som både vi på Brave och många andra HubSpot-experter rekommenderar och som du kan tillämpar i ett eget workflow:
Skapa ett workflow som triggas när:
Egenskapen “Email hard bounce reason” har triggats.
Detta betyder:
Ett mail har studsat permanent → åtgärd krävs.
Varför?
Om sälj äger kontakten är de bäst lämpade att:
dubbelkolla om personen slutat
uppdatera adressen
ersätta kontakten med ny på företaget
slå samman med dublett om det är fel email
Om ingen kontaktägare finns → marknad äger hanteringen.
Mailet bör innehålla:
Kontaktens namn
Studsorsak
Företagsnamn
Länk till kontakten i HubSpot
Instruktioner om vad som ska göras
Exempel:
“Denna kontakt har studsat. Kontrollera om personen slutat, har ny mailadress eller om kontakten ska ersättas av en ny från företaget.”
Det är smart av tre skäl:
Sälj får tid att utreda
Nya data kan komma in från andra källor
Dubbletthantering kan hinna uppdatera kontaktposten
Att gå rakt på rensning utan väntetid kan skapa fler problem.
Workflowet kontrollerar om något har förändrats:
✔ Om kontaktens e-post har uppdaterats
→ Markera som “OK” → avsluta workflowet.
✔ Om kontakten slagits ihop med en dublett
→ Då utgår vi från att allt är OK → avsluta workflowet.
❌ Om inget har uppdaterats
→ Kontakten läggs i en lista för manuell översyn (“Hårda studsar att hantera”).
Detta är viktigt:
Gör ingen automatiserad radering. Manuellt omdöme är alltid bäst för datakvalitet.
Här är sammanfattningen av vårt exempel på automatisering:
Trigger: Hård studs är känd
Om kontaktägare finns → Skicka internt mail
Vänta 14 dagar
Check:
Har kontakten uppdaterats/ändrats?
Har kontakten slagits ihop med en annan (dublett)?
Om JA → Markera som löst (=avsluta arbetsflöde)
Om NEJ → Lägg till kontakt i “Hårda studsar att hantera”-lista
Detta är en robust, skalbar och framtidssäker lösning som följer all "best practice" inom datakvalitet.