Den ultimata guiden till HubSpots livscykelfaser

Vill du få bättre koll på hur leads rör sig genom hela kundresan, från första kontakt till lojal kund?

I den här guiden går vi igenom hur du definierar, automatiserar och optimerar HubSpots livscykelfaser för att skapa ett CRM som arbetar lika smart som ditt team.

Du får praktiska tips om hur du sätter tydliga övergångar mellan marknad, sälj och kundteam, hur du använder lead scoring, buyer intent och workflows för att driva affären framåt – och hur du håller ditt CRM rent, strukturerat och datadrivet.

HubSpots livscykelfaser är grunden för en effektiv kundresa, från första kontakt till lojal kund.

Varför livscykelfaser är hjärtat i ditt CRM

Livscykelfaser (Lifecycle Stages) i HubSpot utgör själva nervsystemet i ditt CRM. De visar var i kundresan en kontakt befinner sig, vem som har ansvar för nästa steg och vilka insatser som är mest relevanta.

Genom att kombinera lead scoring, buyer intent och workflows kan du automatisera övergångarna mellan marknad, sälj och kundteam, minska manuellt arbete och skapa bättre kontroll över hur leads utvecklas till kunder. Rätt struktur gör ditt CRM mer datadrivet, lättare att analysera och enklare att växa med.

Kort sagt:
👉 Definiera vad varje fas betyder för er.
👉 Automatisera övergångarna.
👉 Använd scoring och köpsignaler för att agera i tid.
👉 Håll CRM:et rent med tydliga ägare och statusar.

De åtta standardfaserna i HubSpot

1. Prenumerant – någon som känner till ert varumärke, t.ex. via nyhetsbrev eller bloggabonnemang.

2. Potentiell kund – en person som har visat intresse, t.ex. laddat ner material eller deltagit i ett webinar.

3. Marketing Qualified Lead (MQL) – en kontakt som uppfyller era kriterier för att vara redo att bearbetas av sälj.

4. Sales Qualified Lead (SQL) – en kontakt som sälj bedömt som affärsmöjlig.

5. Möjlighet – en verifierad affär i pipelinen.

6. Kund – en kund där affären är vunnen.

7. Evangelist – en nöjd kund som rekommenderar och sprider ert varumärke.

8. Annat – används för kontakter som inte ingår i kundresan, t.ex. leverantörer, partners eller interna kontakter.

Vem ansvarar för vilken fas

En tydlig ansvarsfördelning är avgörande för att undvika att leads faller mellan stolarna:

Övergången mellan Marknad → Sälj

Den kritiska övergången sker vanligtvis när ett lead blir MQL. Då är kontakten tillräckligt kvalificerad för att säljavdelningen ska ta över.

HubSpot best practice (och Braves rekommendation) är att:

• Marknad äger leadet fram till MQL.

• När MQL-tröskeln nås triggas ett workflow som:

  • tilldelar kontaktägare i säljteamet,

  • skickar en notifiering till sälj (t.ex. via Slack eller e-post),

  • markerar leadet med status “Ny MQL”.

   

Om sälj inte kvalificerar leadet

Alla MQL:er blir inte SQL – och det är helt normalt.  Om sälj bedömer att kontakten inte är redo ska den inte raderas. I stället bör du:

1. Flytta tillbaka kontakten till fasen Potentiell kund/Lead,

2. Lägga till en tagg “Nurture” (eller egenskap “Lead status: Nurture”),

3. Låta marknad fortsätta bearbeta kontakten med riktad kommunikation.

Det gör att ni kan fortsätta bygga relationen utan att tappa data, samtidigt som CRM:et hålls rent och tydligt.

Från sälj till kundteam

När en affär stängs som “Won” ändras livscykelfasen automatiskt till Customer. Här tar kundteamet eller operations över ansvaret.

Det bästa är att bygga ett workflow som överför all nödvändig information till kundteamet:

• Kundens kontaktpersoner

• Avtal och onboardingstatus

• Produkt/tjänst som köpts

• Ansvarig kundägare

På så sätt får kunden en smidig övergång och ni undviker informationsluckor.

Automatisera livscykelfaser med Lead Scoring och Workflows

Med Lead Scoring kan du väga samman beteendedata (engagemang) och kontakt/företagsdata (fit) för att automatiskt flytta kontakter mellan faser.

Exempel på poänggränser:

• 0-19 poäng: Prenumerant

• 20-74 poäng: Prenumerant → Potentiell kund

• ≥ 75 poäng: Potentiell kund  → MQL

Använd Workflows för att:

• ändra livscykelfas baserat på scoring eller aktivitet 

• notifiera ansvarig ägare / tilldela ny ägare baserat på fas

• uppdatera taggar eller egenskaper för segmentering

Buyer Intent – så kopplas köpsignaler in i flödet

Med HubSpots Buyer Intent (köparavsikt) kan du identifiera företag som aktivt undersöker era lösningar. Genom att använda dessa signaler i scoring eller workflows kan du automatiskt:

• markera leads som “varma” (MQL),

• notifiera sälj direkt,

• trigga personaliserade flöden.

Buyer Intent gör att ni kan agera snabbare, ofta innan konkurrenterna ens vet att möjligheten finns.

“Annat” – för kontakter som inte följer kundresan

Alla kontakter i CRM:et ska inte betraktas som leads eller kunder. För leverantörer, partners, byråer eller interna kontakter är det bäst att sätta livscykelfasen till Annat. 

Komplettera det med en anpassad egenskap “Relationstyp”, med värden som:

• Leverantör

• Samarbetspartner

• Intern kontakt

• Konsult

Det gör att du kan segmentera och rapportera på relationstyp utan att påverka kundresan.

Hur hanterar man kontakter som slutat på ett företag?

Här finns lite olika sätt att agera. Vi brukar rekommendera att skapa en livscykelfas som heter Slutat. Detta brukar fungera väldigt bra och det blir enkelt att exkludera alla "slutat" i oika utskick och workflows.

Men ett alternativ som håller sig närmare HubSpots standardstruktur är att behålla livscykelfasen (t.ex. Kund eller Potentiell kund) och istället använda en anpassad egenskap “Kontaktstatus” med värden som:

• Aktiv

• Slutat på företaget

• Ej relevant

• Avregistrerad

På så sätt behåller du standardrapporteringen i HubSpot men kan fortfarande filtrera bort inaktiva kontakter i automationer och utskick. 

Vilken väg man väljer är en smaksak, bägge fungerar så länge alla inom företaget har koll på hur personer som slutat skall hanteras.

Sammanfattning

HubSpots livscykelfaser ska inte ses som en statisk CRM-lista, de är ett verktyg för att driva affären framåt med struktur och tydlighet. Genom att:

✅ Ha tydligt ägarskap mellan Marknad, Sälj och Kundteam

✅ Återföra ej kvalificerade MQL till Marknad för Nurture

✅ Använda “Other” för icke-kunder

✅ Spåra relationstyper och kontaktstatus

✅ Automatisera allt via workflows och scoring

…får du ett CRM som både är rent, datadrivet och affärseffektivt.

FAQ – Vanliga frågor om HubSpots livscykelfaser

Vill du optimera ert CRM-flöde i HubSpot?

Vi på Brave Agency hjälper företag att strukturera, automatisera och mäta hela kundresan – från första kontakt till lojal kund.

Hör av dig till Stefan Jakobsson eller Magnus Frejd för en genomgång av era livscykelfaser och hur ni kan vässa ert HubSpot-flöde.