Hårda studsar (hard bounces) är ett av de tydligaste tecknen på att din CRM-databas håller på att bli drabbad av felaktiga eller föråldrade e-postadresser. De påverkar både ditt rykte/anseende som avsändare, ditt leveransresultat och din möjlighet att driva effektiva kampanjer.

I den här guiden går vi igenom:

👉 Varför hårda studsar uppstår.

👉 Vilka typer av studsar som finns.

👉 Hur hårda studsar påverkar din marknadsföring.

👉 Hur du bör hantera dem i HubSpot på ett strukturerat sätt.

👉 Hur du bygger ett workflow som automatiskt fångar, följer upp och kvalitetssäkrar dina kontakter.

Syftet är att ge en hållbar och strukturerad metod för att säkerställa att hårda studsar inte underminerar leveransbarhet, försäljningsarbete eller datakvalitet.

Varför hårda studsar är ett kritiskt CRM-problem

En hård studs betyder helt enkelt att det inte går att leverera e-post till adressen. Det är inte en tillfällig störning, utan ett tydligt tecken på att något är fel:

• Personen har slutat på företaget

• Domänen är nedlagd

• Adressen är felstavad

• Företaget blockerar e-post från okända avsändare

• Mailservern klassar er (avsändare) som risk

HubSpot stoppar automatiskt alla framtida utskick till en hårt studsad adress, men problemet är större än så:

Det påverkar:

• avsändarens rykte (risk att ALLA mail hamnar i skräppost)

• Segmentering (fel personer ligger kvar i fel faser)

• Lead scoring

• Livscykelfaser (t.ex. MQL som inte kan kontaktas längre)

• Kvaliteten i säljarnas prospektering

• Datahygienen i hela CRM:et

Därför måste hårda studsar hanteras, inte ignoreras.

Olika typer av studsar i HubSpot

HubSpot skiljer på två typer:

1. Hard bounce (hård studs) – permanent fel

Exempel:

• “User does not exist”

• “Domain not found”

• “Mailbox disabled”

Måste hanteras direkt.

2. Soft bounce (mjuk studs) – tillfälligt fel

Exempel:

• Full inbox

• Timeout

• Server overload

Soft bounce kan återhämta sig. Hårda studsar gör det inte.

Varför du måste hantera hårda studsar (och inte bara låta HubSpot blocka dem)

✔ HubSpot stoppar utskick, men fixar inte orsaken
HubSpot hindrar att du skickar fler mail, men problemet finns kvar i din kontaktdata.

✔ Säljteamet kan försöka kontakta döda adresser
…och tror att leadet är “kallt”, fast personen egentligen har bytt jobb.

✔ Livscykelfaser blir fel
En kontakt som är SQL eller Kund men har studsat måste behandlas, den ska kanske flyttas bak eller markeras som “Slutat”.

✔ Det förstör rapporter
Exempel:

• “Antal MQL per månad” påverkas om många är oanvändbara
• “MQL/Marketing qualified → SQL conversion” blir skev

✔ Det påverkar helheten i din “data governance”
Hårda studsar är en viktig signal om att datan behöver granskas, rensas eller kompletteras.

Hur påverkar hårda studsar livscykelfaser och datakvalitet?

Om ett lead studsar

Marknad behöver undersöka om kontakten slutat, mailadressen är fel eller ogiltlig. Exkludera kontakten från maillistor och ändra status till icke-marknadsföringskontakt till problemet är löst.

Om MQL eller SQL studsar.  Sälj måste följa upp direkt, ofta betyder det att personen slutat. 

Om en Kund eller Evangelist studsar. Kundteamet behöver uppdatera kontaktpersoner hos kunden.

Om en Evangelist studsar. Identifiera ny kontaktperson i företaget innan du tappar advocacy-möjligheten.

Om personen slutat sätt livscykelfas till Annat och Relationsstatus till Slutat. Läs även vår guide om livscykelfaser för mer information om hur du bör sätta upp och hantera olika faser.

Best practice: Hur hårda studsar bör hanteras i HubSpot

Här är den metod som både vi på Brave och många andra HubSpot-experter rekommenderar och som du kan tillämpar i ett eget workflow:

1. Fånga upp hårda studsar direkt

Skapa ett workflow som triggas när:

Egenskapen “Email hard bounce reason” har triggats.

Detta betyder:

Ett mail har studsat permanent → åtgärd krävs.

2. Kontrollera om kontakten har en kontaktägare

Varför?

Om sälj äger kontakten är de bäst lämpade att:

• dubbelkolla om personen slutat

• uppdatera adressen

• ersätta kontakten med ny på företaget

• slå samman med dublett om det är fel email

Om ingen kontaktägare finns → marknad äger hanteringen.

3. Skicka automatiskt ett mail till kontaktägaren

Mailet bör innehålla:

• Kontaktens namn

• Studsorsak

• Företagsnamn

• Länk till kontakten i HubSpot

• Instruktioner om vad som ska göras

Exempel:

“Denna kontakt har studsat. Kontrollera om personen slutat, har ny mailadress eller om kontakten ska ersättas av en ny från företaget.”

4. Pausa workflowet i 14 dagar

Det är smart av tre skäl:

1. Sälj får tid att utreda

2. Nya data kan komma in från andra källor

3. Dubbletthantering kan hinna uppdatera kontaktposten

Att gå rakt på rensning utan väntetid kan skapa fler problem.

5. Gör en ny kontroll efter 14 dagar

Workflowet kontrollerar om något har förändrats:

✔ Om kontaktens e-post har uppdaterats

→ Markera som “OK” → avsluta workflowet.

✔ Om kontakten slagits ihop med en dublett

→ Då utgår vi från att allt är OK → avsluta workflowet.

❌ Om inget har uppdaterats

→ Kontakten läggs i en lista för manuell översyn (“Hårda studsar att hantera”).

Detta är viktigt:

Gör ingen automatiserad radering. Manuellt omdöme är alltid bäst för datakvalitet.

Arbetsflöde: steg-för-steg

Här är sammanfattningen av vårt exempel på automatisering:

1. Trigger: Hård studs är känd

2. Om kontaktägare finns → Skicka internt mail 

3. Vänta 14 dagar

4. Check:

   • Har kontakten uppdaterats/ändrats?

   • Har kontakten slagits ihop med en annan (dublett)?

    

5. Om JA → Markera som löst (=avsluta arbetsflöde)

6. Om NEJ → Lägg till kontakt i  “Hårda studsar att hantera”-lista

Detta är en robust, skalbar och framtidssäker lösning som följer all "best practice" inom datakvalitet.

FAQ - Vanliga frågor och svar om hårda studsar i HubSpot